Como calcular o preço de um buffet por pessoa

Passo 1 — O custo do insumo é o do quilo limpo, não o da etiqueta

Você não leva para casa o que vai ao prato. Leva o osso, a casca, a aparação e o talo. O fator de correção é o número que faz a ponte: é o peso bruto dividido pelo peso líquido. Fator 1,20 quer dizer que, para obter 1 kg limpo, você precisa comprar 1,20 kg.

Uma peça de filé mignon de 1.400 g a R$ 117,43 parece custar R$ 0,0839 por grama. Só que ela vem com cordão e gordura. Com fator de correção 1,20, o grama que de fato chega ao prato custa R$ 0,1007.

custo bruto por grama  = 117,43 ÷ 1.400 g        = R$ 0,0839/g
custo líquido por grama = 0,0839 × 1,20 (fator)  = R$ 0,1007/g

São 20% de custo que a planilha não viu. Repita esse desvio em quinze insumos de um cardápio e a margem some sem que nada apareça errado em lugar nenhum.

O fator de correção pertence ao cadastro do ingrediente, não à receita. Ele é o mesmo para toda ficha que use aquele insumo, e é isso que evita reaplicá-lo duas vezes.

Passo 2 — Escale a ficha pelo fator de produção

A ficha técnica rende um número fixo de porções. O evento pede outro. O fator de produção é a razão entre os dois, e é por ele que você multiplica cada ingrediente.

total de porções  = porções por convidado × nº de convidados
fator de produção = total de porções ÷ porções da ficha
quantidade no evento = quantidade crua na ficha × fator de produção

Uma ficha que rende 1 porção, num jantar de 6 pessoas em que cada uma recebe 2, tem fator 12,00. A mesma ficha de 35 porções num evento de 6 convidados com 1 porção cada tem fator 0,17. O fator escala tanto o custo quanto a lista de compras.

Passo 3 — Consolide as compras antes de arredondar

Este é o passo que mais gente pula, e ele muda o número. Some cada insumo em todas as fichas do cardápio primeiro, aplique o fator de correção depois, e só então arredonde para embalagem inteira. Arredondar ficha por ficha compra a mais em cada uma.

Somando a cebola de um cardápio inteiro dá 9.700 g limpos. Com fator 1,20, são 11.640 g brutos. Em embalagem de 800 g:

quantidade bruta = 9.700 g × 1,20      = 11.640 g
embalagens       = 11.640 ÷ 800 = 14,55 → 15 embalagens
sobra            = 15 × 800 − 11.640   = 360 g

O mercado não vende 11,64 kg de cebola. Você compra 15 embalagens e 360 g sobram. Esse arredondamento sempre sobe, nunca desce, e é dinheiro que sai do caixa hoje.

Passo 4 — Some o que não é comida

Comida costuma ser dois terços do custo de um evento, não o custo inteiro. O resto se comporta de cinco maneiras diferentes, e tratar todas como valor fixo é a segunda maior fonte de erro depois da margem.

O custo por faixa é o que pega desprevenido. Ele não é proporcional: é degrau. Com 20 convidados você precisa de 1 garçom; com 21, de 2. O convidado número 21 custa um turno inteiro de garçom, e quem calcula "meio garçom a mais" fecha o preço no prejuízo.

Os custos de percentual da receita não entram nesta soma. Eles vão para o denominador, no passo 5, porque incidem sobre o preço — que ainda não existe.

Em um jantar harmonizado de 15 convidados em domicílio, os custos diretos ficam assim:

Passo 5 — A margem divide, não multiplica

Aqui está o erro que separa um buffet que dá lucro de um que trabalha de graça. Margem de lucro é percentual sobre o preço de venda, não sobre o custo. Se você quer que 30% do que entra sobre, o custo precisa caber nos outros 70% — e você divide por 0,70.

Imposto e taxa de cartão seguem a mesma lógica: também são percentuais sobre o que entra, então também entram no denominador. Com 30% de margem, 6% de imposto e 3% de cartão, o divisor é 0,61.

preço = custo direto ÷ (1 − margem − imposto − cartão)

por convidado  = 317,20 ÷ (1 − 0,30 − 0,06 − 0,03)
               = 317,20 ÷ 0,61
               = R$ 520,00
evento inteiro = 520,00 × 15 = R$ 7.800,00

Confira: os R$ 7.800,00 se dividem exatamente assim.

Agora o mesmo evento, precificado do jeito que a maioria dos guias ensina: custo mais 30% por cima.

por convidado  = 317,20 × 1,30 = R$ 412,36
evento inteiro = 412,36 × 15   = R$ 6.185,40

imposto (6%)   = R$ 371,12
cartão (3%)    = R$ 185,56
lucro real     = 6.185,40 − 4.758,00 − 371,12 − 185,56 = R$ 870,72
margem real    = 870,72 ÷ 6.185,40 = 14,08%

Você pediu 30% e ficou com 14,08%. São R$ 1.469,28 de lucro que evaporaram em um único evento de 15 pessoas — sem nada dar errado na festa, sem desperdício, sem desconto. Só a conta.

A diferença cresce com a carga tributária e com a fatia que entra no cartão. Quem trabalha com 9% somados entre imposto e taxa, como no exemplo, vê uma margem de 30% virar algo perto de 21% se deixar os dois de fora da conta e descontá-los no fim. Deixar de fora a margem também, multiplicando por cima, dobra o estrago.

Quanto custa cada desconto: o ponto de equilíbrio

Com o preço na mão, você consegue responder a pergunta que o cliente sempre faz no telefone: a partir de quantos convidados este evento para de dar prejuízo. Para isso separe o que escala do que não escala.

margem de contribuição = preço/convidado − alimentos/convidado − custos por convidado
                       = 520,00 − 208,53 − 6,00 = R$ 305,47

custos que não escalam = 960,00 + 400,00 + 180,00 = R$ 1.540,00
ponto de equilíbrio    = 1.540,00 ÷ 305,47 = 5,04 → 6 convidados

Do sexto convidado em diante o evento cobre os próprios custos. Esse número é o que diz, na hora da negociação, até onde o desconto pode ir — e quando a resposta certa é recusar o evento.

O custo que só aparece no caixa: compra fechada ou consumo teórico

Existem dois custos verdadeiros ao mesmo tempo, e confundi-los é o que faz o extrato bancário discordar da planilha. O consumo teórico é o que as fichas apropriam: só o que foi para o prato. A compra fechada é o que saiu da conta: embalagens inteiras.

Em um jantar privativo de 6 pessoas, a distância entre os dois é brutal:

Em evento pequeno, a embalagem fechada custa duas vezes e meia o consumo. Escolher uma base só para o evento inteiro erra dos dois lados: precificar tudo pelo teórico ignora o desembolso do perecível que vai estragar; precificar tudo pela compra fechada joga o pacote de farinha inteiro em um evento e tira você do mercado.

A resposta certa é por insumo. Perecível que não sobrevive à semana entra pela embalagem inteira. Insumo de giro, que vai ser usado no próximo evento de qualquer forma — farinha, açúcar, azeite —, entra pelo consumido.

O que não entra no custo: a perda de cocção

A carne perde água no forno e rende menos porção do que o peso cru sugere. É verdade, e é fácil concluir que isso encarece o prato. Não encarece.

Você já pagou pelo peso cru. A perda de cocção muda quanto aquilo rende, nunca quanto aquilo custou. Ela entra no cálculo de quantas porções sairão da ficha, e é só aí que ela entra.

São duas perdas diferentes e quase toda planilha caseira soma as duas no mesmo lugar. O resultado é um custo inflado, um preço acima do mercado e a venda perdida para o concorrente que fez a conta certa.